هنگامی که سیستم مدیریت اسناد به صورت هوشمند فاکتور دریافتی را نمایه می کند و محتوا و هدف آن را مشخص می کند، می تواند از داده های شاخص کلیدی مانند فروشنده، سفارش خرید، فیلدهای آدرس، مجموع و غیره استفاده کند تا به طور خودکار تصمیم بگیرد که چگونه فاکتورها باید پردازش شوند.
برای مثال، فاکتور فروش اکسل یک فروشنده تایید شده با مقدار دلاری مشخصی را می‌توان به طور خودکار بدون تماس انسانی تأیید کرد.
صورت‌حساب‌های یک فروشنده ناشناس می‌توانند یک گردش کار فروشنده جدید را قبل از اینکه هر گونه تأییدیه ای از شما در برابر فروشندگان متقلب محافظت کند، شروع کنند.
فاکتور خام بسیار در تجارت جهانی پر استفاده می باشد و نقش مهمی دارد.
صورت‌حساب‌هایی با مبالغ دلاری بزرگ که نیازمند چندین سطح تأیید بر اساس آستانه دلار یا تأییدیه‌های چند مرکز هزینه هستند، می‌توانند از طریق یک گردش کار تأیید دیجیتال بر اساس قوانین کسب‌وکار شما ارسال شوند.
گردش کار تضمین می کند که فرد صحیح بر اساس معیارهای تعیین شده در سیستم تأیید می کند.
هنگامی که داده‌های شاخص کلیدی یک فاکتور آماده درک شد، گردش کار دیجیتال اتوماسیون کاملاً قابل تنظیم را قادر می‌سازد تا از نزدیک قوانین تجاری را دنبال کند.
ترکیبی از نمایه سازی هوشمند و اتوماسیون گردش کار باعث صرفه جویی چشمگیر در زمان و هزینه در هر مرحله از فرآیند فاکتور می شود.
پس از تایید فاکتورها و تکمیل فرآیند، آن داده ها را می توان با برنامه های مالی مانند QuickBooks، Sage و سایر سیستم های حسابداری هماهنگ کرد.
خوب است بدانید که فاکتورهای اکسلی به راحتی با فرمول محاسبه درصد سود فروش و فرمول های دیگر می توانند اطلاعات مفیدی به شما بدهند.
در حالی که ادغام های بومی از طریق API ها و اتصال دهنده های از پیش ساخته شده امکان پذیر است، روش جهانی برای صادرات و وارد کردن داده های تراکنش از طریق فایل های CSV است که سیستم های مدیریت اسناد پیچیده تولید می کنند.
- منابع:
- تبلیغات:
